Технології та інструменти, що допомагають у вилученні та оцифровці даних

В сучасну еру цифрової трансформації та технологічного прогресу автоматизація впроваджується майже в кожній сфері, щоб спростити повторювані завдання, які виконують люди.

Однією зі сфер, яка використовує багато технологій та інструментів для автоматизації, є вилучення та оцифрування даних в процесі діджиталізації. Чому це ефективніше? Ручне вилучення даних вимагає багато людської праці та годин безперервної роботи, а в таких умовах ми, люди, схильні до помилок.

Тому автоматизація є найкращим рішенням для вирішення цієї проблеми. Давайте розглянемо доступні зараз технології та інструменти, які можуть допомогти з вилученням і оцифруванням даних. Напевно, що згодом їх буде значно більше.

Технології, що використовуються для вилучення та оцифровки даних

Основні технології, які використовуються для оцифрування документів:

1. Оптичне розпізнавання символів (OCR)

Оптичне розпізнавання символів або оптичний пристрій читання символів (англ. - Optical Character Recognition, OCR) є основоположною технологією в галузі вилучення даних. Вона перетворює текст або дані, збережені в документах, які не редагуються, у формат, який можна редагувати та копіювати. Документами для розпізнавання можуть бути:

• зображення
• PDF-файли
• паперові документи
• відскановані файли

Технологія OCR знаходить, ідентифікує та витягує текст із символів, слів і зображень структури компонування — це початковий, але важливий крок у оцифровці інформації.

2. Штучний інтелект (AI)

Штучний інтелект (ШІ) — це велика сфера з багатьма алгоритмами та технологіями, які імітують людський інтелект. Це дозволяє системам:

• вчитися
• визначати причини події
• приймати рішення самостійно, як люди

У вилученні даних роль штучного інтелекту полягає в підтримці технології оптичного розпізнавання символів OCR для підвищення точності та ефективності. Наприклад, моделі штучного інтелекту можуть аналізувати контекст документа, ідентифікувати текстові шаблони та розрізняти схожі символи (наприклад, «O» і «0»). Це допомагає зменшити кількість помилок і покращити загальну якість даних, які отримують в результаті. ШІ також підтримує вилучення метаданих, що дозволяє краще організувати та категоризувати інформацію.

3. Машинне навчання (ML)

Машинне навчання (МН) — це підмножина штучного інтелекту, яка зосереджена на створенні алгоритмів, які навчаються на основі даних і удосконалюються з часом без явного програмування. Алгоритми МН можна навчити на великих наборах даних для розпізнавання різних типів і структур документів. Машинне навчання — це технологія, яка тісно співпрацює з технологією оптичного розпізнавання символів, щоб розпізнавати місцезнаходження та тип даних будь-якого зображення чи тексту, які вона зустрічає. Можливості машинного навчання також дозволяють технології OCR виявляти нові версії отриманих результатів, які потім додаються до бази даних платформи для подальшого порівняння. Машинне навчання також може допомогти в класифікації даних, розрізняючи різні типи вмісту (наприклад, рахунки-фактури, контракти тощо), що є важливим для ефективного керування даними.

Інструменти, що допомагають у вилученні та оцифровці даних

Існує багато інструментів, які можна використовувати для вилучення та оцифрування даних. Ось деякі з найвідоміших і найбільш розповсюджених.

1. Imagetotext.io

Imagetotext.io — це онлайн-інструмент (є безкоштовна, а також розширена платна версії), який має на меті конвертувати зображення, що містять текст, у текстові формати, які можна редагувати. Пізніше текст можна буде відредагувати та завантажити у форматі файлу TXT. Він використовує технологію оптичного розпізнавання символів (OCR) для вилучення тексту з різних форматів зображень, включаючи JPG, PNG, GIF тощо. Хто може використовувати цей інструмент? Будь-хто, хто потребує вилучення тексту із зображень та/або оцифрування паперових документів, будь то студент, маркетолог чи професіонал. Спеціальних навичок він не потребує, тому навіть новачкам він може підійти. Головні особливості:

• Має простий у використанні інтерфейс.
• Підтримує понад 18 мов, тому ним може користуватися майже будь-хто з усього світу.
• Обробляє зображення в будь-якому форматі для точного вилучення даних, навіть зі складним фоном.
• Точно виділяє текст за допомогою передової технології OCR.
• Для його використання не потрібно навіть встановлення чи реєстрації.

Найкраще для: швидкого та ефективного вилучення тексту із зображень і відсканованих документів. Ціни: Imagetotext.io є безкоштовним, і в безкоштовній версії можна використовувати до 3 зображень за один раз.

2. ABBYY FineReader 15

ABBYY FineReader 15 — потужне програмне забезпечення OCR на основі штучного інтелекту. Це дозволяє користувачам виконувати такі дії зі своїми документами:

• оцифрувати
• отримати результати
• редагувати їх
• захистити
• поділитись
• можлива також спільна робота над усіма типами документів в одному робочому процесі.

Він навіть може оцифровувати дані, конвертувати паперові документи у формати, які можна редагувати, і проводити порівняння між кількома документами. З огляду на всі можливості, він підходить для бізнесу, юристів і всіх, хто потребує якісного розпізнавання та конвертації тексту.

Головні особливості:

• Використовує вдосконалену технологію OCR на основі штучного інтелекту для досягнення точного розпізнавання тексту.
• Найкраще підходить для складних макетів і шрифтів.
• Порівнює різні версії документів пліч-о-пліч, щоб легко визначити зміни та редакції.
• Підтримує різні формати, включаючи PDF, Word, Excel тощо.

Найкраще для: професіоналів і організацій, яким потрібен розширений інструмент для конвертації, редагування та оцифрування документів Ціни: ABBYY FineReader 15 коштує 69 доларів США на рік для Mac, 99 доларів США на рік (стандарт) для Windows і 165 доларів США на рік (корпоративна версія) для Windows.

3. Google Document AI

Google Document AI – це інструмент, заснований на машинному навчанні, розроблений, щоб допомогти компаніям витягувати неструктуровану інформацію з документів і перетворювати її в структурований формат. Він найкраще підходить для рахунків-фактур, квитанцій, контрактів, банківських виписок, таблиць Excel, паспортів тощо. Структуровані дані набагато легше зрозуміти, проаналізувати та зберегти для подальшого використання. Він пропонує розширені функції для автоматизації вилучення даних, тому стає хорошим варіантом для організацій, які хочуть оптимізувати свої робочі процеси.

Головні особливості:

• Має передові можливості штучного інтелекту та машинного навчання.
• Інтелектуально витягує відповідну інформацію з різних типів документів.
• Інтегрується з іншими службами Google Cloud, щоб забезпечити плавний робочий процес для компаній, які вже використовують екосистему Google.
• Обробляйте великі обсяги документів без шкоди для продуктивності.

Найкраще для: компаній, яким потрібне хмарне рішення для автоматизації обробки документів.

Ціноутворення: Google Document AI працює за моделлю оплати за використання. Це коштує по-різному для різних функцій, які ви використовуєте.

Висновок

Автоматизація стала ключовим елементом цифрової трансформації, і вилучення та оцифрування даних не є винятком. Ви також працюєте за цим напрямком або плануєте почати найближчим часом? Багато технологій і інструментів можуть допомогти вам в цьому процесі. Ключовими технологіями є оптичне розпізнавання символів, штучний інтелект і машинне навчання. Для досягнення найкращих результатів їх можна використовувати разом. Що стосується інструментів, то популярні варіанти, якими користуємось ми найчастіше, це Imagetotext.io, ABBYY FineReader 15 і Google Document AI. Кожен інструмент призначений для полегшення обробки даних і підвищення ефективності праці та бізнесу. Обирайте зручні для вирішення ваших бізнес задач варіанти, користуйтесь ними і досягайте своїх цілей в роботі з оцифруванням даних.