8 провідних рішень для управління запасами

Ефективне управління запасами є необхідною умовою для успішного бізнесу. Відстеження вже існуючих запасів, прогнозування потреб замовників і своєчасне прийняття рішень можуть допомогти такому бізнесу виділитися серед конкурентів.

Використання правильних інструментів управління і контролю складу дозволяє передбачати продажі, піклуватися про постачальників та інших партнерів, керувати кількома локаціями одночасно та підтримувати свій бізнес у міру його зростання.

Наявність надійної системи управління запасами означає економію часу та фінансових ресурсів, допомагає уникнути проблем із надлишком або браком запасів. Згодом ви отримаєте задоволених клієнтів завдяки належній роботі з запасами, оскільки вони отримують потрібні товари вчасно.

В совїй роботі ми майже 10 років працюємо з клієнтами, які займаються виробництвом власної продукції, її зберіганням і доставкою споживачам, а також із великими логістичними компаніями в Європі і США. Ми займаємось розробкою програмного забезпечення для управління запасами, допомагаємо автоматизувати багато інших бізнес-процесів, які пов’язані із зберіганням, доставкою і логістикою. Проходимо процеси цифрової трансформації разом із клієнтами в різних країнах світу і, спираючись на цей досвід, ми визначили 8 ключевих рішень для управління запасами, які приносять максимальні резутати для бізнесу після їхнього впровадження.

Приєднуйтесь до нас, щоб познайомитись з ними. Можливо ви також знайдете способи покращити свій бізнес і стати ще сильнішими в конкурентній боротьбі за споживачів.

Розуміння ключових процесів управління запасами

Управління запасами означає відстеження того, що є у вашому магазині чи на складі, бажано в режимі реального часу. Це гарантує, що ви знаєте, скільки продукції або сировини у вас є в наявності, а також яка їхня вартість.

Спеціальне програмне забезпечення для інвентаризації допоможе вам стежити за кожним товаром від його надходження до вашої системи до виходу з вашого приміщення складу. Таким чином, ви можете зробити більш розумний вибір щодо замовлення нової продукції або сировини та заощадити в процесі їхнього обліку і зберігання гроші і ресурси.

Наявність потрібних запасів готової продукції для ваших клієнтів у той момент, коли вони готові купити її, є ознакою розумного контролю запасів і гарантовано принесе вам прибуток. Це передбачає перевірку рівня запасів, знання того, що добре продається, і коли треба поповнити запаси або закуповувати нову сировину, щоб вони не закінчилися посеред розродажу або сезонного попиту на вашу продукцію.

Ключові компоненти провідних рішень з управління запасами

Пошук правильного рішення для управління запасами може змінити спосіб ведення вашого бізнесу. Першокласні інструменти автоматизації або діджиталізації, які виконують саме ті функції, які необхідін вашому бізнесу, підвищують ефективність компанії в цілому, покращують бізнес-процеси, заощаджують гроші і ресурси. Такі рішення контролюють ваші запаси та допомагають ефективно виконувати замовлення, а не просто підраховувати те, що є на полицях, а головне - приносять прибуток.

Ви отримуєте оновлення в режимі реального часу, сповіщення, коли прийшов час виконати або змінити замовлення, інформацію про те, наскільки добре товари продаються в різних місцях і безліч інших, корисних для прийняття рішень, даних. Ви на зв’язку з постачальниками та керуєте своїми запасами сировини, прогнозуєте попит, централізовано контролюєте всі замовлення та маєте можливість для масштабування в міру вашого зростання.

1. Відстеження запасів у реальному часі

Відстеження запасів у режимі реального часу дає змогу в будь-який момент побачити, які товари у вас є в наявності, а також їх розташування, що вкрай необхідно для логістики, пов’язаної з доставкою. Цей інструмент допоможе уникнути продажу товарів, яких немає в наявності. Завдяки відстеженню в реальному часі давати клієнтам обіцянки стає можливо, оскільки ви точно знаєте, що доступно. Таким чином, якщо товар закінчується або його немає в наявності, ви можете швидко діяти, щоб поповнити свої запаси. Більше ніяких здогадок чи незадоволених клієнтів. Крім того, це економить вам час завдяки миттєвому оновленню даних і більше немає потреби підраховувати щось вручну.

2. Зміна порядку сповіщень

Сповіщення про необхідність зробити повторне замовлення рятують вас від того, що ваш товар закінчиться. Вони повідомлять вас, коли настане час замовити нову партію, перш ніж у вас закінчаться запаси на складі. Ви встановлюєте правила і конкретні рівні, коли отримувати ці сповіщення. Наприклад, якщо у вас є популярний товар, ви можете отримувати сповіщення, коли його запас падає нижче 50 одиниць.

3. Сканування штрих-коду

Сканування штрих-коду спрощує перевірку продуктів. Ви використовуєте пристрій для швидкого зчитування штрих-кодів на товарах. Це допоможе вам знати, що у вас під рукою та які позиції продаються швидко, а які навпаки надовго затримуються на складі. Завдяки скануванню штрих-кодів інвентарізація запасів відбувається щосекунди, а дані оновлюється одразу. Немає необхідності рахувати вручну чи вгадувати, коли і що саме у вас закінчується, тобто менше часу витрачається на перевірку запасів і більше вивільняється на інші завдання. Крім того, це досить просто для всіх, щоб навчитися та використовувати сканери, що робить навчання нових співробітників швидким.

4. Детальна звітність та аналітика

Звітність і аналітика надають чітку картину складських запасів, показують тенденції, продажі та ефективність зберігання і транспортування товарів. Це допоможе вам приймати обґрунтовані рішення щодо вашої продукції і обслуговування клієнтів. Завдяки звітам і аналітичному програмному забезпеченню ви можете переглядати докладні звіти про те, як швидко продаються товари, які продукти приносять найбільший дохід, а де навпаки ви можете втрачати гроші. За допомогою цих інструментів керування запасами стає простим, оскільки ви маєте статистичні дані, факти, підкріплені цифрами, які підкажуть вам, коли замовляти більше сировини або скорочувати виробництво продукції. Ці звіти також допомагають виявляти проблеми на ранній стадії, дозволяючи вам вирішити їх, перш ніж вони вийдуть з-під контролю.

5. Управління кількома локаціями

Керувати запасами в кількох місцях може бути дуже складно. Вам потрібна єдина система, яка відстежує запаси в усіх місцях одночасно. Якщо ви продаєте продукт в одному місці, найчастіше - на вашому сайті онлайн, ваша система оновлюється всюди; ніби дивитися на кожну полицю, не будучи там. Деякі системи дозволяють спостерігати за всім з одного екрана та легко переносити елементи між місцями, заощаджуючи ваш час і зменшуючи помилки.

6. Прогнозування попиту

Прогнозування попиту — це чудова допомога в припущенні, скільки запасів ви в кінцевому підсумку продасте. Таким чином ви можете гарантувати, що у вас буде достатньо запасів без перевантаження складу і без зайвих витрат ресурсів. Прогнозування попиту використовує минулі дані про продажі, щоб передбачити майбутні продажі. Інструменти для прогнозування використовують старі показники та тенденції, щоб зробити розумні припущення щодо майбутніх потреб. Важливо мати необхідну кількість запасів. Занадто багато, і ви витратите додаткові гроші на зберігання. Занадто мало, і ваші клієнти можуть засмутитися через відсутність бажаних продуктів і не зробити замовлення. Отже, прогнозування дає змогу досягти балансу, прогнозуючи, наскільки популярним може бути товар.

7. Централізоване управління замовленнями

Завдяки централізованому управлінню замовленнями ви спрощуєте процес відстеження замовлень від початку до кінця. Ви можете переглядати всі свої замовлення в одному місці, незалежно від того, звідки вони надходять, дозволяючи вам робити менше плутанини та помилок в процесі виконання замовлень. Немає необхідності переходити між системами чи екранами, оскільки все доступно в одному централізованому програмному забезпеченні. Ці системи дозволяють працювати швидше та розумніше з моменту, коли клієнт робить замовлення і до того, як він його отримає. Ви можете оновлювати статус замовлення, відстежувати доставку та обробляти повернення без зайвого клопоту. Вони економлять час і зусилля, гарантуючи, що клієнти отримають те, що вони замовили, точно за розкладом.

8. Готовність до зростання

Готовність до зростання в управлінні запасами означає, що ви можете обробляти більше замовлень і товарів, ніж раніше, без будь-яких збоїв. Ваша система повинна розвиватися разом із вашим бізнесом. Це включає в себе керування більшою кількістю продуктів, роботу з більшою кількістю постачальників і продаж, наіть у нових місцях. Вам потрібне рішення, яке швидко адаптується до нових викликів? Це гарантує, що ви не відстанете від графіку під час розширення свого бізнесу. Надійна система дозволяє додавати нові функції чи інструменти, коли ви прогнозуєте їх потребу. Наприклад, якщо ви починаєте продавати свої товари в Інтернеті або відкриваєте інший магазин, система повинна безперешкодно підтримувати ці зміни і допомагати вам у ваших бізнес-задачах, а не перешкоджати їм.

Переваги ефективного управління запасами

Ефективне управління запасами має вирішальне значення для сталого перебігу ваших бізнес-операцій. Це не тільки допомагає знизити витрати, але й забезпечує задоволення клієнтів. Ось чотири основні переваги, які найчастише отримує бізнес від впровадження правильних рішень щодо управління:

1. Підвищена ефективність

Ефективне управління запасами дозволяє вашому бізнесу оптимізувати свої процеси та заощадити час, точно знаючи, що у вас є та де все це розташовано. Ви заощадите час, роблячи менше помилок, як-от продаж товарів, яких немає в наявності або замовлення сировини, яка не знадобиться вам найближчим часом. Це також пришвидшує виконання замовлень – коли все ідеально організовано, збір і пакування відбуваються набагато швидше. З цими системами також зазвичай покращується командна співпраця. Маючи доступ до оновлень у режимі реального часу, кожен знає, що потрібно змінити або які товари розлітаються з полиць. Це дозволить вашому бізнесу рухатися вперед без затримок і плутанини.

2. Покращена точність

Помилки в інвентаризації значно зменшуються завдяки належному управлінню. Знання того, чим ви оснащені, зменшує помилки під час виконання замовлення. Система, яка відстежує все в режимі реального часу, забезпечує точний підрахунок запасів. Це також забезпечує виконання замовлень у повному обсязі та вчасно, що призводить до меншої кількості повернень і скарг, оскільки надіслані товари відповідають очікуванням клієнтів. Менше припущень означає чіткі рівні запасів, що дозволяє приймати обґрунтовані рішення про те, коли та скільки замовляти сировини або товарів.

3. Зниження витрат

Скорочення витрат є основною перевагою ефективного управління запасами. Підтримуючи правильний рівень запасів, ви уникаєте втрат продажів через недостатність запасів або витрати на закупівлю зайвих позицій. Цей баланс означає, що ваша готівка не пов’язана із зайвими продуктами, які лежать на складі незатребувані. Ви також заощаджуєте витрати на зберігання. Менше часу, витраченого на керування запасами, означає більше часу, зосередженого на розвитку бізнесу і покращення сервісу обсуговування клієнтів. Розумне планування може скоротити втрачений простір і зменшити потребу в додаткових складських приміщеннях.

4. Краще обслуговування клієнтів

Надійне управління запасами забезпечує відмінне обслуговування клієнтів, завдяки чому клієнти знову і знову повертаються. Управління запасами допомагає вам точно знати, що є в наявності, щоб ви могли швидко відповідати на запити клієнтів. Якщо клієнту потрібні товари, яких немає в наявності, система повідомить вас, коли вони знову будуть доступні. Таким чином ви зможете надати чіткі відповіді та виконати свої обіцянки щодо термінів доставки, а також приймати передзамовлення на свою продукцію.

Зробіть процеси більш швидкими, щоб ваші клієнти поверталися

Рішення для керування запасами відмінно підходять для відстеження запасів, повідомляють вам про будь-які зміни і керують замовленнями з кількох місць без проблем. Це зменшує кількість здогадів, додає стабільності в роботі і звільняє більше часу, щоб приділити більше уваги вашому бізнесу. З правильними інструментами зробити ваших клієнтів задоволеними легко, а зайві витрати можна значно скоротити. Ефективне управління запасами підготує ваш бізнес для довгострокового успіху і сприятиме майбутньому розвитку.